Notarización online en Estados Unidos: cómo funciona

«Online» puede describir una reserva, un archivo electrónico o una notarización remota. Antes de pagar, averigua cuál de estas opciones ofrece el proveedor y si sirve para tu documento. Este directorio no ofrece una plataforma de firma ni realiza actuaciones notariales.

Tres situaciones diferentes

• Cita por internet: acuerdas la atención a través de una web. La reunión puede seguir siendo presencial.
• Notarización electrónica presencial: se trabaja con un documento o firma electrónicos, pero los participantes comparecen físicamente cuando así lo exige la normativa.
• Notarización remota online (RON): se utiliza comunicación audiovisual y un procedimiento autorizado para la jurisdicción del profesional. Tener videollamada no basta.

Qué cambia según el estado

Consulta en la Secretaría de Estado de California el estado de implantación de SB 696 y los requisitos aplicables a la notarización remota. Distingue esa modalidad de la notarización electrónica presencial y confirma por separado el reconocimiento de una actuación realizada bajo otra jurisdicción.

Texas exige una autorización adicional para actuar como online notary, según su información oficial. Florida dispone de un procedimiento de registro RON con formación y otros requisitos. Estos ejemplos no constituyen un inventario de las reglas de los 50 estados.

Preguntas antes de elegir un proveedor

1. ¿Quién realizará la notarización y en qué estado está comisionado y autorizado para esa modalidad?
2. ¿Puede atender mi caso desde la ubicación donde estaré y con el tipo de documento que necesito?
3. ¿Qué identificación, comprobaciones de identidad y requisitos tecnológicos utilizará?
4. ¿Hace falta que participen testigos, y cómo se incorporarán al procedimiento?
5. ¿El destinatario acepta el resultado electrónico y el certificado concreto?
6. ¿Cuál es el coste total, qué se cobra si falla la identificación o conexión y cómo recibiré el resultado?

Prepara la sesión

Espera las instrucciones del proveedor sobre dispositivo, navegador, cámara, audio, conexión y documentos admitidos. Pregunta cómo gestiona las grabaciones, documentos y datos de identidad y durante cuánto tiempo los conserva. Envía esa información solo mediante el canal oficial que hayas verificado; no se solicita en el buscador ni en el formulario de correcciones del directorio.

Si tu documento no es admisible

Pide al destinatario que aclare la alternativa aceptada. Puede ser necesario acudir presencialmente o corregir la preparación del documento, pero no improvises una firma ni una comparecencia distinta de la requerida. Si hay dudas jurídicas sobre representación o validez, solicita asesoramiento autorizado.

Para una alternativa presencial, consulta el directorio por ubicación o la guía de servicios móviles. Usa la utilidad de verificación para comprobar a la persona y la modalidad, separadamente del negocio.